Zeiterfassung / Zeitaufzeichnung

Stempeln mit der Karte

Wenn der Admin den Code bereits freigegeben hat, dann kann der Mitarbeiter jetzt am Anmeldeterminal / Checkin-Terminal der Kunden stempeln. Dazu einfach die Karte auf das Lesegerät am Terminal legen und an- bzw. abstempeln. Die Punkte "Krankheit" und "Urlaub" werden hierbei nicht berücksichtigt.
Das Kundenterminal muss neu geladen werden, damit die Karte erkannt wird!

Stempeln ohne Karte

Man kann auch ohne Karte stempeln:

• in Nimbuscloud anmelden
• rechts auf die Uhr
  Bei den Symbolen für Hilfe (?) und neue Nachrichten usw.

IdentCard

Der Mitarbeiter schreibt seine IdentCard selbst. Leider muss diese alle 30(?) Tage neu geschrieben werden.

Achtung: Auch nach einer Passwort-Änderung muss die Karte neu geschrieben werden!

• Der Mitarbeiter meldet sich mit seiner eigenen Kennung in Nimbuscloud an.
• (rechts oben) Auf den eigenen Namen klicken &raa; Profileinstellungen &raa; Passwort &raa; IdentCard schreiben
• Die Karte auf das Lesegerät legen
  Rechts unten sollte nun ein grünes Fenster mit der Efolgsmeldung kurz aufleuchten.

Urlaub / Krankheit

Wichtig - auch für den Zoll bei eventuellen Prüfungen - ist die Dokumentation von Urlaubs- und Krankheitszeiten. Minijobber haben meist vier Wochen Urlaub (gesetzliche Mindestvorgabe). Voraussetzung ist, dass die wöchentliche Arbeitszeit richtig eingetragen ist (siehe nächsten Artikel)!

Diese können vom / von der Personalverantwortlichen eingegeben werden:

• Unterricht → Zeitaufzeichnung
• Eintrag hinzufügen → Urlaub bzw. Arbeitsunfähigkeit
• die Zeit eingeben und den Mitarbeiter auswählen
• die Spanne für Nachtarbeitzuschläge eingeben (üblicherweise 20:00 Uhr bis 06:00 Uhr)
• die Wochenend-Tage markieren (bezüglich Wochenendzuschlag)
• Speichern

Wochenstunden eingeben

Für jeden Mitarbeiter müssen die Wochenstunden hinterlegt sein. Damit wird sichergestellt, dass bei Krankheit und Urlaub die richtigen Stunden verrechnet werden.

• Unterricht → Zeitaufzeichnung → ⁝ → Einstellungen Mitarbeiter
• auf das Zahnrad hinter dem Mitarbeiter klicken
• die Periode bearbeiten bzw. neu anlegen

Bei einer Änderung der Arbeitszeit sollte hier eine neue Periode angelegt werden.

Stunden der Mitarbeiter für die Lohnabrechnung

Für die Lohnabrechnung werden die Stunden der einzelnen Mitarbeiter benötigt.

Damit die Löhne zum Monatsende bezahlt werden können verwenden wir hier immder den Zeitraum 25. des Vormonats bis 24. des aktuellen Monats. Dies sollte aber mit dem eigenen Steuerberater abgestimmt werden. 😉

• Unterricht → Zeitaufzeichnung → Ansicht Wählen: Tabelle
• Filtersymbol
• Datumsbereich eingeben
  bei uns: 25. des Vormonats bis 24. des aktuellen Monats
• Mitarbeiter auswählen
• Schaltfläche X (rechts oben im Filter-Fenster)
• Im mittleren Fenster unter Arbeitszeit: Gesamt steht nun die zu verrechnende Zeit / wöchentliche Arbeitszeit

Die „wöchentliche Arbeitszeit“ ist die vorgegebene Zeit (siehe vorherigen Artikel). Die „zu verrechnende Zeit“ ist die Zeit für die Lohnabrechnung. Ggf. wird hier auch die Wochenend-Arbeitszeit und die Nachtarbeitszeit (für entsprechende Zuschläge) mit ausgewiesen.

Benötigte Berechtigung

Der Admin muss zudem folgende Einstellungen einmalig vornehmen:

• Benutzer
  Jeder Mitarbeiter, der die Zeit über Nimbuscloud erfassen soll, benötigt zunächst einen Nimbuscloud-Benutzer (System &raa; Benutzerverwaltung).
• Berechtigung
  Dieser Benutzer muss eienr Rolle zugeordnet sein, welche die Berechtigung „Unterricht &raa; Zeiterfassung &raa; Zeit aufzeichnen“ hat
• Unterricht &raa; Zeiterassung &raa; Einstellungen (Zahnread rechts oben)
• Hier muss je mindestens eine Kategorie, ein Projekt und eine Projektkategorie eingetragen sein
• Unter Mitarbeiter muss nun dem entsprechenden Mitarbeiter
• eine Pin angelegt werden
• ein Zeitraum hinzugefügt werden
• Zeitraum
  Bei unbefristeten Verträgen würdeich als Enddatum den 31.12.2099 eingeben, das kann ja dann irgendwann geändert werden
• Nachtarbeit
  die Stunden werden später extra ausgewiesen, falls der Mitarbeiter z. Bsp. nach 20 Uhr Zuschläge bekommt
• Arbeitszeit
  dies ist die tägliche Soll-Arbeitszeit, diese wird auch für Berechnungen bei Krankheit oder Urlaub erangezogen, bei der Markierung „Wochenende“ werden dieZeiten ebenfalls gesondert aufgeführt, wegen der Zuschläge